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如何提高建设工程造价咨询工作效率
《华东科技》     发布时间:2018-09-19 10:17    

随着互联网的普及和大数据的广泛应用,传统的造价咨询工作方式已经不再适应时代的需求。笔者通过深入的研究和多年的造价咨询实践,摸索并建立了一种全新的造价咨询工作系统,极大地提高了工作效率,降低了时间和人工成本。


建设工程造价咨询工作的特点

造价咨询工作接触到的数据量相当大,有送审数据、算量和组价数据、成果发布数据和归档数据等,几乎委托方和编制方的数据都会在咨询公司中流转和沉淀。

在数据流转的各个环节中,无论是前期收集资料、中期算量组价和数据分析,还是后期的成果发布及财务结算等,都需要填写许多重复数据,比如“项目名称”,从该项目的前期到财务结算整个过程中,需要填写几十遍,同样的数据需要经过不同或相同员工多次输入,不仅繁琐,而且数据出错概率大大增加。

如今的造价咨询行业,投标时相互压价,残酷竞争。这一切源于国家基建和房产建设大发展导致的项目数量大爆发,根本的原因在于计算机在行业内的广泛应用,以及互联网对知识的传递速度成倍提升,传统的师徒间口手相授的形式已经不再重要,整个行业的入门门槛越来越低。

在大环境的熏染下,许多咨询公司着重培养全能型人才,房建、市政、安装、公用、水利等几十个专业,皆可侃侃而谈,博学之才遍地都是,但具体到专业内的算量和组价等精细工序中,鉴于成本和时间的问题,就难免拍拍脑袋和估估指标,随便套几个定额,粗制滥造一番。

工程咨询行业委托方的需求与目的多种多样。最常见的目的有了解该工程的市场价格,或对工程进行全过程的造价控制等;也有些委托方需要咨询单位对咨询成果进行数据对比分析,总结出一些指标化的数据,以利于今后类似工程的估算和对比;个别委托方会提出建设公司内部数据库的需求,对很多单价进行固化和流程化,类似于企业定额的建立和积累。

随着客户需求的精细化,咨询行业正逐步向高端增值服务转型,专业的数据分析能力已开始替代传统的审核型服务。


如何提高预结算审核的工作效率

在市场竞争下,咨询行业的转型通常意味着用传统业务的利润去建设低利润或无利润的增值业务,甚至去培养客户需求,这是今后在工程咨询行业内生存和发展的必然选择,这就需要不断提高传统业务的工作效率。

工作效率的提高要解决两个问题,一是缩短传统业务的工作时间,提高效率,降低时间成本,逐步增加增值业务的占时比例;二是通过专业细分团队的建设和流程的改善,减少咨询业务对个人能力的依赖,降低人工成本。

数据的流转是需要时间的,面对面获得数据最耗费时间,通过电话、电子邮件、QQ等交流工具获得数据就方便一些,而最节省时间的就是把电子数据放在一个固定的数据存放点,所有需要数据的人去提取或查询即可。

利用局域网或互联网,建立一个数据管理平台,规划好数据存放位置和数据体现形式,设置不同的数据管理和查询权限,并把整个平台契合到公司业务管理流程中去,建立电子审批流程。源数据由各环节员工建立、上传、修改,具有审批权限的员工可以修改、查询,并行使审批权。平台的使用可以最大限度地减少数据在公司内部流转的时间,同时又为公司管理层分析和利用数据提供了各种可能性。

建立管理平台后,需要为公司内每一个项目赋予或自动生成唯一的项目编码,建立项目数据表单,表单内的数据包括各种需要重复填写和管理层需要重复调用的数据,比如项目概况、委托方、编制方和审核方的各种数据。在项目的整个流程中,各环节员工根据拥有权限可以填写、修改、复核、提取这些数据。

通过对以往的各种审核报告进行分析,就会发现客户对工程咨询成果报告的格式要求不同,但报告内所需体现的数据类型几乎相同。大型的委托方公司通常会有各种报告及流程的内部标准格式,很多咨询人员都是按这些标准格式直接填写或输入即可,这些数据由于填写的位置和格式不统一,不利于今后统一调用管理或变更修改。

工程咨询人员必须建立自己的源数据模板,把源数据和成果数据分离。对数据的建立和修改都是针对源数据,成果数据可通过链接或计算机语言从源数据表单调用。通过建立各种类型的成果数据模板,即便相同客户的不同部门,也可以按客户要求把成果数据组合成不同的格式;对于咨询公司内部,则可以利用统一的源数据模板或是公司内部流程模板,调用并管理这些数据。

成果数据模板与源数据的关系见上图:

建立了统一的管理平台、流程数据表单、成果发布模板后,还必须通过流程的改善,让专业的人做专业的事,才能提高团队工作效率。

工程咨询行业的服务核心是咨询业务,核心的业务又可以分为三类,即算量、组价和数据分析。在当前的从业环境下,大型工程的算量业务可以在公司内部聘用或培养不同专业的计算人员,亦可分包给专业的工程算量公司,并逐步建立公司内部不同专业的算量人员库;而组价和数据分析两类业务,目前的咨询公司基本都由同一员工完成,这就要求员工熟悉各专业的定额、组价,否则工作质量难以保证。把三类核心业务重新分配,由项目负责人负责最核心的数据汇总和分析、业务沟通联系等工作,专业的算量员和组价员配合完成任务,这样能最大限度地保证质量节点和实现员工专业素养的培育。

除了这三类核心业务外,在项目前后期均需专业人员辅助完成,比如前期的项目接收、登记和数据转化等,都需要具有一定造价知识和熟练的计算机软硬件操作能力,后期的成果报告整理、打印、快递、归档等,则属于固化的流程环节,需要部分计算机软件操作能力,可以通过内部专业培训,由专门的员工负责,甚至可以分包给印刷公司。

通过流程和薪酬制度的改善及再造,以互联网为载体,把一些固化的环节分离出来,交由专业人员流水化完成,将节约核心业务人员的大量时间,从而可以显著提高公司和员工的效益。

咨询成果的归档形式大致分为三类:

一是纸质文本的整理归档,根据公司内部制定的归档顺序分别打印、装订即可,一般用于今后的查询和考查,纸质文档资料的查询一般为专人负责制,也有采用编码自我检索制度的,可以减少对档案管理人员的依赖;

二是电子文本归档,通常是将纸质归档文本转化成统一格式的电子文档,目前一般采用PDF格式保存,可根据咨询工作类型制定需归档的电子文档名称格式和文档数量,按项目唯一编码建立文件夹,存放在公司归档服务器内,供有权限的人员查询调用,比如预结算审核项目的电子归档可以分为三个文件,即“01签署资料.pdf”、“02审核资料.pdf”和“03送审资料.pdf”;

三是造价组成要素归档,这是咨询成果最核心的数据,前两种归档方式只能查询而不能利用这些数据。笔者经过几年的实践和研究,最终确定改变传统的工作方式,建立以全费用单价为主线的工作方式,任何项目的造价均由量、价组成,量为工程量,价为全费用单价,再辅以总造价所有组成子目的多层级分类,就可以构成所有咨询项目的统一归档结构。由于全国各地咨询人员使用的组价软件各不相同,因此全费用单价的组价分析文件即便归档,也未必能打开使用,但在造价要素数据库建立初期,也需归档入电子文档库备用。新工作方式中,一份完整的总造价明细构成应该是汇总表、量价组成明细、组价文件,与清单计价项目的造价组成类似,但清单计价的单价是分部分项综合单价形式,未计入规费和税金,该造价组成结构不利于数据汇总和分析。

新的工作方法把量、价等核心数据分离出来,利用易于数据分析和提取数据的软件(比如Excel)形成每个项目的建库文件,而通常的计价和算量软件都不利于建库和数据分析,我们只需利用这些算量计价软件的导出EXCEL表单功能即可导出源数据,然后整理出数据库所需的有效数据。通过建立并习惯该工作方法,可以彻底改变在各种算量和计价软件内计量计价的工作方式,也能从源头上摆脱对送审资料电子版的依赖,并为建设造价要素数据库打下坚实的基础。

在建立了造价资料、造价要素、项目数据等数据库后,咨询公司的管理人员和咨询业务人员都能快速简便地查询和提取对工作有用的数据。这仅是对数据库的初步应用,通过对这些海量数据进行针对性的分析,相对于咨询公司内部,这些数据可以实时进行项目的利润情况、员工的工作效益等财务分析,也可以分析出客户的需求偏好,有的放矢地进行投标工作;相对于委托方,这些数据的再分析可以升级为高端增值服务,比如帮助企业建立定额库和计价模式,研究企业以往的数据,归纳分析出有参考意义的造价指标,或是根据以往数据进行横向比对等。

高效率模式的复制

高效率模式体现在工作流程方面,是用互联网思维分解工序环节,把有明确界限的工作分离出来交由专人负责;在数据流转方面,利用互联网平台传递和共享数据,以唯一编码来标识项目,通过项目数据表单来管理和分享数据,并联结整个工作流程;在工作方式方面,用数据库思维改善创造源数据的方式,从源头上建立数据分析的基础。

该模式复制到投资监理工作中,同样能大幅度提高监理工作人员的效率。

投资监理工作与审价不同,过程造价控制的特点是动态变化多、实时统计工作量大、工作繁琐、占用碎片化时间多、归档资料多等。

首先,在工作流程方面,由计算机软件运用能力强的员工负责整个流程的管理、登记、转化、归档等工作,把所有的资料台账建立在一张源数据表中,公司和委托方各部门需要的各种台帐均可调用源表数据,自动生成报表;

其次,在数据流转方面,为项目的每个子项目建立子项目数据表单,登记通用数据,比如支付条款、结算条款、项目名称等,今后在各种周、月、季、年报中,或是各种费用审核意见中,均可直接调用这些数据,同时为各子项目的变更、签证事件建立事件数据表单,各种台账均可实时调用事件表单内的数据,各种送审、审核费用不用再重复输入;

最后,在工作方式方面,整个项目的接收和发送资料全部转化为电子文档,按分类文件夹和资料唯一编码的方式管理所有电子资料,并按编码建立超链接查询,可以解决工作中经常找不到资料的烦恼,而且,过程中流转文件的电子化可以大大减少各部门的核查和沟通时间。

通过全费用单价的计价方式,贯穿进度款支付和各种费用审核的过程。建立进度款支付审核的全自动化模板,把每期支付报表的数据统一到一张源数据表中,利用EXCEL强大的数据分析功能,自动生成每期报表,可减少操作人员出错的概率,节约大量核查数据的时间。若存在过程造价材料调差的情况,源数据表单还可以与调差报表实时对接,快速计算调差数据。

通过高效率模式的建立,每位监理工作人员都可以快速简便地查询并定位到各种监理工作文件,可以把大量精力放到专业的审核工作中,而不是不断地核查数据和重复填写各类数据及各部门表单,从而可以轻松地应对委托方各部门的数据需求。另外,过程造价控制的统一格式化,为今后的结算审核也提供了方便。

造价咨询业的投标工作同样也可以利用数据库来提高效率,通过建立员工信息库,把员工的执业资格、继续教育、学历等信息输入统一的表单,把各种证明文件原件扫描,转化成电子文档存入员工的信息文件夹,不仅在人事、职业培训等方面便于管理和查询,在投标时,也可随时调用统一表单内的数据和各类证明文件。

通过公司管理平台,也可以实时提取每位员工的工作业绩及证明文件,利用适当的字段进行分类管理,可以立即筛选出适合某项投标的工作业绩和类似项目,还可以利用往年的投标数据分析出最适宜中标的下浮折扣率,以及委托方对技术方面的评标偏好。

投标工作后期的打印、装订等工作,可以交由专门的员工负责,也可以分包给专业的印刷公司。

随着咨询行业传统审核服务的利润率不断下降,咨询公司必须不断提高工作效率,利用互联网建立团队和个人的流畅协作机制,用最快的速度完成低利润的业务,降低时间和人力成本。

通过不断拓宽服务范围和服务地域,增加新的利润点,培育高端客户需求,逐步介入增值咨询服务。粗放的咨询服务已经不能适应委托方越来越多样化的服务需求,把专业的事情做精做细,在行业内深耕细作,建立独树一帜的口碑和品牌,方能在工程建设逐步放缓的时代里生存并发展壮大。

(本文作者就职于上海亚圣建设工程造价咨询有限公司)


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