档案管理工作关乎整个社会的发展进程。随着社会的发展，人们进入大数据时代，所有的档案及资料都往数字化的方向发展。

何为档案数字化

数字化是信息化的一种重要形式和技术手段，它是利用计算机技术模拟信号转换为数字信号的处理过程。

档案数字化是指应用信息技术，将记录在传统载体上的档案信息输入计算机系统，将模拟形态存在的档案信息转换成由0和1组成的二进制编码的数字形态，形成计算机可以识别和处理的数字信息的过程，可以转换为数字信息的传统载体档案类型包括纸质档案、照片档案、微缩胶片档案等。

谈及档案保存的重要性，可以说档案管理工作关乎整个社会的发展进程，在整个社会发展进程中，档案是不可缺少的一部分，是见证历史时刻较好的目击者，是保存伟大时刻较好的保管者，任何领域都无法忽视档案管理的重要性。

自有史以来，档案的存档和历史的记录都具有同等的重要性，如果档案没有有效地保管，对于人们来说就是重大的损失。如果没有档案将历史时刻的记录好好保存，留给世人的历史将是一片空白，可想而知造成的结果将会是多么的严重。

档案资料传统保存现象

在传统的档案管理过程中，档案资料都是以纸质的形式出现并保存的。虽然档案资料保管者很仔细、小心，但由于纸张的制作工艺及资料保存条件的限制，使得档案资料的保存变得很难。

众所周知，纸张的发明来源于中国，在西汉初年人们发明了麻纸，接着慢慢演变发明出了造纸中的打浆技术，直到最后逐渐发展成为现在大家所看到的纸张。虽然相比古代以及近代来说，造纸技术发展迅速，达到顶峰，但纸张依旧是脆弱的。它会因为一把小刀、一支水笔就添上划痕或破洞，也会因为虫咬、发霉而破损至无法使用。

随着社会的不断发展，人们也有意识地把档案资料以电子化的形式存档。但在以前，所谓档案电子化也就是对档案资料进行录像、刻录光盘等工作，其中刻录光盘是被广泛采用的一种方法。

光盘是一种用激光和光学系统读写的光存储信息载体，光盘具有存储容量大、数据存取方便、归档寿命长、单位信息存储价格低和易于保存等优点，可以用作归档载体。光盘从功能上分为只读（Read Only）光盘、可记录（Recordable）光盘和可重写（Rewritable）光盘三类。通常用作归档的光盘是只读光盘CD、DVD和可记录光盘CD-R、DVD-R和DVD+R。光盘归档后，随着时间推移，信息会发生退化，CD-R光盘表现为块错误率BLER增大，DVD±R光盘表现为奇偶校验内码错误PIE增大。BLER或PIE超过某个值后光盘中存储的信息便不再能正确读取。表征归档光盘寿命终止的技术指标是：CD-R光盘块错误率BLER≥220数据块/秒或E32＞0；DVD±R光耦按奇偶校验内码错误PIE≥280或奇偶校验外码失败POF＞0。光盘从归档到达到寿命终止技术指标的这段时间称为光盘的归档寿命。

由此可见，虽然光盘是保存档案的一种比较常见的方法，但将档案资料刻录进光盘后也不是高枕无忧的，过了几年或者十几年后光盘的寿命会终止，从而使得存储在里面的档案资料也消失不见。虽然为了提高光盘的寿命，档案部门会采购防磁柜进行妥善的保存以防磁化，但也就是时间长短的问题。所以说，将档案资料刻录进光盘中并不是永久存储档案资料的方法。

档案数字化的重要性

数字档案是在传统档案的基础上建立起来的，它与传统档案既有联系又有区别。数字档案是档案在数字时代的一种组织形态，它与传统档案的性质一致，基本职能相同。数字档案的发展是以传统档案为基础的，传统档案的一些管理原则、管理方法和管理实践，将会在数字档案中得以体现。数字档案是对传统档案的继承和新环境的变革。

因为档案一般不进行销毁而是永久保存，所以对于档案存放地的面积及环境要求就很高了。现存纸质档案如果一直增加，就需要考虑使用密集架的档案柜来进行存放，但密集架并不是所有场地都可以支撑的，对于地基有很高的要求，有些陈旧大楼不适合摆放密集架。虽然有些单位会为此而重新规划档案的存放地点，甚至会为此而建造新大楼来存放，但并不是所有单位都可以做到，毕竟做到的也是少数。因此在场地捉襟见肘的时候就更体现出档案数字化的重要性了。只要档案数字化了就不再需要摆放密集架，当然也不用为此而考虑场地承重的情况，只要维持现有档案柜的存储容量就足够了。

随着时代的发展，传统档案越来越无法满足社会的需求，它既不能实时查找，又不能实时更新，对于利用者来说十分不便。当人们进入大数据时代，所有的档案及资料都往数字化的方向发展，数字化档案将是一个大趋势。

（内容有编辑，原标题《浅谈科学档案数字化管理的重要性》。作者就职于中国电子科技集团公司第二十一研究所）